通知表&指導要録ファイルの利用イメージ

「通知表作成ファイル」「指導要録作成ファイル」「クラス替え用変換ファイル」の三つのファイルを利用します。

下記では、それらのファイルの利用方法を示しました。
分かりやすいように「学年始め~各学期末~学年末の作業」に分けて説明しております。
まずは、下記にて全体の利用イメージを掴みください。

各ファイルのご利用イメージ

①新学年始めに行う作業(準備)
※年に1回実施

〈指導要録ファイルの準備〉
前学年の指導要録データから、新クラス(担当クラス)の生徒データのみを、新しい指導要録ファイルに移し、新クラス用の指導要録ファイルを準備します。

※クラス別毎に準備。(クラス別の指導要録ファイルを準備するイメージ)
※例えば、新クラスが4年生の場合、1~3年生までのデータが入ったファイルをクラス別に作成します。

〈通知表ファイルの準備〉
新しい通知表作成ファイルに、担当クラスの生徒名、整理番号、生年月日を入力し、新クラス用に通知表ファイルを準備します。

※クラス別毎に準備。(クラス別の通知表ファイルを準備するイメージ)
※現時点では、評定データは入力されていない状態。

②各学期末に行う作業
※年に2~3回実施

〈通知表ファイルにて 1~3学期の通知表を作成〉
各学期末にクラス担任者が、①で用意した通知表ファイルに、評定入力後、通知表を印刷し生徒へ配布します。

※年3学期教育の学校は、1年間に3回実施。年2学期教育の学校は、1年間に2回実施。

③学年末に行う作業
※年に1回実施

〈通知表ファイルにて総合評定を実施〉
学年末に通知表ファイル内の総合評定欄にて、各生徒の総合評定を行います。

※その総合評定データは指導要録ファイルに使用します。

〈指導要録ファイルにて指導要録評定を実施〉
通知表ファイルの総合評定データを、指導要録ファイルに移し、指導要録の評定作業を行います。

※①にて用意(学年始め)した、指導要録ファイルを使用します。
※通知表の総合評定データを指導要録ファイルに移行し、指導要録の評定を実施します。

④クラス替えに伴う作業
※年に1回実施(クラス替え時)

〈クラス替え用変換ファイルにて評定データを変換〉
指導要録の評定データをクラス替えファイルに移します。

※〇〇年度入学生の全生徒データを変換ファイルへ移します。
(例えば、○○年度入学生が40人で3クラスあれば、120人分の指導要録データをクラス替えファイルに貼付け)
※そのデータに、新クラスと新整理番号を入力し、新クラス毎に生徒を分けていきます。

⑤次学年始めに行う作業(準備)
※始め①で説明した内容と同じです。

〈クラス替え用変換ファイルから指導要録ファイルへデータを移す〉
クラス替え用変換ファイルから、次年度の担当生徒(新クラス)のデータのみ、新しい指導要録ファイルに移します。

※クラス別毎に準備。(クラス別の指導要録ファイルを準備するイメージ)
※担任者がAクラス担当なら、Aクラスの生徒のみの指導要録ファイルを作成。
※例えば、新クラスが5年生の場合、1~4年生までのデータが入ったファイルをクラス別に作成します。

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